Office Manager & Team Assistenz (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Aachen (DE)

Your tasks

Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, flexible Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).

Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen? - Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen
mit Schwerpunkt: Clinical Development, Medical Affairs
Unterstützung bei der Reiseorganisation
Erfassung von Bestellanforderung in Business Central
Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge

Your profile

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
Ein hohes Maß an Flexibilität
Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten

Why us?

Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche)
30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebl. AV
Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44

PAION contact details

Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail an recruiting@paion.com.

Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-mail an hr@paion.com

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About us

PAION Pharma GmbH, headquartered in Aachen, Germany, is a specialty pharmaceutical company in the field of anaesthesia and critical care specialising in innovative pharmaceuticals for use in outpatient clinics and hospitals.

PAION Pharma GmbH is part of the Humanwelll Healthcare Group.

www.paionpharma.com

Deine Aufgaben

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen
mit Schwerpunkt: Clinical Development, Medical Affairs
Unterstützung bei der Reiseorganisation
Erfassung von Bestellanforderung in Business Central
Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
Verwaltung der Leasingwagen
Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
Ein hohes Maß an Flexibilität
Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten

Warum wir?

Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche)
30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebl. AV
Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44

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Über uns

Wir sind ein Pharmaunternehmen, das sich auf die Forschung, Entwicklung, Herstellung und den Vertrieb von Arzneimitteln spezialisiert hat.
Dabei liegt unser Fokus in der Intensivmedizin, Anästhesiologie und Infektiologie.

Die PAION Pharma GmbH ist Teil der Humanwell Healthcare Group.
www.paionpharma.com

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