Office Manager und Team Assistenz (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Aachen

Your tasks

Für unser Büro in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office Manager und Team Assistenz (m/w/d). Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit Schwerpunkt R&D und Medical Affairs
Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
Unterstützung bei der Reiseorganisation
Erfassung von Anforderung für die Erstellung von Bestellungen in Business Central
Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
Bestellung von wissenschaftlichen Publikationen
Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

Your profile

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
Sehr gute Englisch-Kenntnisse
Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten
Hohes Maß an Flexibilität
Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten

Why us?

30 Tage Urlaubsanspruch
Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
Flexible Arbeitszeiten mit teilweisem Home-Office
Modernste IT-Ausstattung mit Dell-Geräten und Apple iPhones
Neue Büroräume mit Mitarbeiterduschen für Sportler und Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand
mit guter Anbindung direkt an der A44

PAION contact details

Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail an recruiting@paion.com.

Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-mail an hr@paion.com

Apply for this job

About us

PAION Pharma GmbH, headquartered in Aachen, Germany, is a specialty pharmaceutical company in the field of anaesthesia and critical care specialising in innovative active pharmaceutical ingredients for use in outpatients and hospitals.

PAION Pharma GmbH is part of the Humanwelll Healthcare Group.

www.paionpharma.com

Apply for this job

We are looking forward to hearing from you!

Thank you for your interest in PAION Pharma GmbH. Please fill in the following short form. Should you have difficulties with the upload of your data, please send an email to recruiting@paion.com.